Privacy en bescherming van persoonsgegevens bij ViVa Support

Privacybeleid

ViVa Support is het online ondersteuningsplatform van ViVa Computers Service. Wanneer u onze website, het klantenportaal, een contactformulier of onze dienstverlening gebruikt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken. In dit privacybeleid leggen wij in begrijpelijke taal uit welke gegevens dit kunnen zijn, waarom wij deze nodig hebben en welke rechten u heeft.

Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens om. Gegevens worden alleen gebruikt voor duidelijke doeleinden, zoals het behandelen van supportverzoeken, het leveren van diensten, het beveiligen van onze systemen en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Privacy in het kort

Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Wij nemen maatregelen om gegevens te beveiligen.
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of overdracht van gegevens.
Voor privacyvragen kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

ViVa Computers Service is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via ViVa Support en de bijbehorende dienstverlening.

ViVa Computers Service
Odradastraat 58
5521 CT Eersel
Nederland

E-mail: ticket@vivasupport.nl
Website: vivacomputers.nl

U kunt privacyvragen ook indienen via onze contactpagina. Vermeld bij gevoelige verzoeken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.

Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op bezoekers en gebruikers van:

ViVa Support en het klantenportaal
Supporttickets en contactformulieren
Computerhulp en ondersteuning op afstand
Reparatie-, diagnose- en adviesdiensten
Downloads en supporttools
Communicatie per e-mail of telefoon
Overige diensten van ViVa Computers Service waarbij persoonsgegevens worden verwerkt

Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de dienst die u gebruikt en de informatie die u zelf verstrekt.

Account- en contactgegevens

Naam en e-mailadres
Telefoonnummer en adresgegevens, wanneer deze nodig zijn
Bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens
Accountgegevens en beveiligde authenticatiegegevens
Communicatievoorkeuren

Support- en apparaatgegevens

Inhoud van supporttickets en reacties
Informatie over een computer, laptop, telefoon, netwerk of ander apparaat
Foutmeldingen, logbestanden en systeeminformatie die u aanlevert
Schermafbeeldingen, foto's en bijlagen
Informatie over uitgevoerde diagnoses, reparaties en oplossingen
Communicatie over de voortgang van een aanvraag

Administratieve gegevens

Offertes, afspraken en opdrachtgegevens
Factuur- en betaalgegevens
Gegevens die nodig zijn voor administratie, garantie of wettelijke bewaarplichten

Technische gegevens

IP-adres
Browser-, apparaat- en besturingssysteeminformatie
Datum en tijd van website- of accountgebruik
Beveiligings-, fout- en toegangslogboeken
Cookievoorkeuren en noodzakelijke sessiegegevens

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Het aanmaken en beheren van een klantaccount
Het ontvangen, behandelen en opvolgen van supporttickets
Het uitvoeren van reparaties, diagnoses en andere IT-diensten
Het maken van afspraken en beantwoorden van vragen
Het opstellen van offertes, facturen en administratieve documenten
Het leveren van ondersteuning op afstand
Het beveiligen van accounts, websites en systemen
Het voorkomen en onderzoeken van misbruik, fraude of ongeautoriseerde toegang
Het verbeteren van onze dienstverlening en gebruiksvriendelijkheid
Het nakomen van wettelijke verplichtingen
Het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van juridische aanspraken

Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet iedere verwerking een geldige grondslag hebben. Afhankelijk van de situatie baseren wij een verwerking op:

Uitvoering van een overeenkomst: wanneer gegevens nodig zijn om een supportverzoek, reparatie, bestelling of andere opdracht uit te voeren.
Voorbereiding van een overeenkomst: bijvoorbeeld bij een informatieverzoek, prijsopgave of afspraak.
Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale en administratieve bewaarplichten.
Gerechtvaardigd belang: onder andere voor beveiliging, fraudepreventie, bedrijfsvoering en verbetering van onze dienstverlening, waarbij wij uw privacybelang afwegen.
Toestemming: wanneer toestemming in een specifieke situatie noodzakelijk is. U kunt gegeven toestemming weer intrekken.

Supporttickets en klantaccounts

Wanneer u een account gebruikt of een supportticket aanmaakt, bewaren wij de informatie die nodig is om uw aanvraag te behandelen en de communicatie hierover overzichtelijk bij te houden. Een ticket kan technische gegevens, bijlagen en eerdere oplossingsstappen bevatten.

Plaats geen wachtwoorden, pincodes, herstelcodes, volledige betaalkaartgegevens of andere onnodig gevoelige informatie in een ticket. Wanneer wij aanvullende informatie nodig hebben, geven wij aan hoe u deze veilig kunt delen.

U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van uw inloggegevens. Meld vermoedelijk misbruik van uw account zo snel mogelijk bij ons.

Ondersteuning op afstand

Bij ondersteuning op afstand geeft u tijdelijk toestemming om verbinding te maken met uw apparaat. Tijdens zo'n sessie kunnen instellingen, foutmeldingen, bestanden of andere gegevens zichtbaar zijn voor zover dit nodig is om het probleem te onderzoeken.

Een sessie wordt alleen gestart met uw medewerking.
De toegang is bedoeld voor het afgesproken supportdoel.
U kunt de verbinding zelf beëindigen.
Sluit privébestanden en toepassingen die niet nodig zijn voordat de sessie begint.

Lees voor meer informatie onze voorwaarden voor ondersteuning op afstand.

Inloggen via externe diensten

ViVa Support kan inloggen via externe authenticatiediensten ondersteunen, zoals Google, Facebook, GitHub of LinkedIn. Wanneer u hiervoor kiest, ontvangen wij alleen de gegevens die de betreffende aanbieder volgens uw instellingen en toestemming met ons deelt en die nodig zijn voor authenticatie en accountbeheer.

De externe aanbieder verwerkt daarnaast zelf gegevens volgens het eigen privacybeleid. U kunt de koppeling doorgaans ook beheren via de beveiligingsinstellingen van uw account bij die aanbieder.

Cookies en websitegebruik

Onze websites kunnen functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om inloggen, sessiebeveiliging, voorkeuren en andere noodzakelijke functies mogelijk te maken. Externe onderdelen, zoals Google Reviews, kaarten of ingebedde media, kunnen cookies van de betreffende aanbieder gebruiken.

Meer informatie en uitleg over het beheren van cookies vindt u in ons cookiebeleid.

Met wie kunnen wij gegevens delen?

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, beveiliging of een wettelijke verplichting. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen wij samenwerken met:

Hosting-, opslag- en back-updienstverleners
E-mail- en communicatiedienstverleners
Leveranciers van support-, beveiligings- en beheersoftware
Administratieve, boekhoudkundige en betaaldienstverleners
Leveranciers of reparatiepartners wanneer dit voor een opdracht noodzakelijk is
Externe authenticatieproviders wanneer u social login gebruikt
Overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken

Dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Waar de AVG dit vereist, maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologie- of clouddienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit gebeurt, streven wij ernaar passende AVG-waarborgen toe te passen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde contractuele afspraken.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. De concrete termijn hangt af van het soort gegevens, de dienstverlening en eventuele wettelijke verplichtingen.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor afhandeling en beveiliging.
Support- en reparatiegegevens kunnen worden bewaard voor servicehistorie, garantie, opvolging en het onderbouwen van uitgevoerde werkzaamheden.
Financiële en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Technische loggegevens worden in beginsel korter bewaard, tenzij langer bewaren nodig is voor beveiligingsonderzoek of misbruikpreventie.
Gegevens waarvoor u toestemming heeft gegeven worden verwijderd wanneer u die toestemming intrekt, tenzij een andere grondslag of bewaarplicht geldt.

Een verwijderverzoek betekent niet altijd dat alle gegevens onmiddellijk kunnen worden gewist. Sommige informatie moeten wij tijdelijk behouden vanwege wettelijke verplichtingen, beveiliging, garantie of juridische aanspraken.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking. Hierbij kunt u denken aan:

Beveiligde verbindingen en toegangscontrole
Beperking van toegang tot gegevens tot bevoegde personen
Updates, monitoring en beveiligingsmaatregelen voor systemen
Back-ups en herstelmaatregelen waar passend
Registratie en onderzoek van verdachte activiteiten
Zorgvuldige selectie van dienstverleners

Geen enkele digitale omgeving kan volledige veiligheid garanderen. Vermoedt u een beveiligingsprobleem of datalek waarbij onze dienstverlening betrokken is? Neem dan direct contact met ons op.

Uw privacyrechten

Onder de AVG heeft u verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u verzoeken om:

Inzage: weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Verwijdering: gegevens laten wissen wanneer daarvoor een geldige grond bestaat.
Beperking: het gebruik van gegevens tijdelijk laten beperken.
Dataportabiliteit: bepaalde gegevens in een bruikbaar digitaal formaat ontvangen.
Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
Intrekken van toestemming: wanneer een verwerking op toestemming berust.
Een menselijke beoordeling: bij bepaalde belangrijke volledig geautomatiseerde beslissingen.

Wij nemen geen besluiten met belangrijke juridische of vergelijkbare gevolgen die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen.

U kunt uw verzoek indienen via gegevens verwijderen, onze contactpagina of per e-mail. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; wanneer dat nodig is informeren wij u daarover.

Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op, zodat wij de situatie kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Privacy van minderjarigen

Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op jonge kinderen. Is een minderjarige betrokken bij een aanvraag, deel dan alleen de gegevens die noodzakelijk zijn en laat een ouder of wettelijke vertegenwoordiger waar nodig het contact verzorgen.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd. De datum van de laatste inhoudelijke wijziging is zichtbaar via de pagina-informatie of kan bij ons worden opgevraagd.

Gerelateerde pagina's

Vragen over privacy?

Wilt u weten welke gegevens wij van u verwerken, wilt u gegevens laten corrigeren of heeft u een andere privacyvraag? Neem contact met ons op. Wij behandelen uw verzoek zorgvuldig en kunnen eerst uw identiteit controleren.

Inloggen ticketomgeving | Contact opnemen | Gegevensverwijdering aanvragen

Uw persoonlijke ticketomgeving is de centrale plek voor communicatie over uw aanvraag. Deel daarin alleen informatie die nodig is om u te helpen en plaats nooit wachtwoorden, pincodes of herstelcodes in een supportticket.